Pour des réunions efficaces, pensez 7P !

Vous est-il déjà arrivé de sortir de réunion avec le sentiment d’avoir perdu votre temps ?

Si oui, ne vous inquiétez pas, c’est tout à fait « normal ». C’est-à-dire que c’est tout à fait « normal » du fait de la maladie bien connue qui touche presque toutes les organisations : la réunionite aiguë.

Combien coûtent vos prochaines réunions ?

Pour s’en rendre compte, je vous propose un petit exercice. Prenez quelques exemples de réunions à venir dans votre agenda. Regardez la liste des participants, et faire une estimation du coût de la réunion = salaires horaires * nombre de participants. Comparez au résultat attendu en sortie de réunion (si il y en a un d’identifié). Si vous deviez financer cette réunion avec des billets sortis de votre portefeuille, est-ce que cela vous semblerait un bon investissement ?

Oui, je sais, ça pique.

Je ne dis pas qu’il faut ne plus faire de réunion, l’échange, le partage et l’effort de synchronisation sont indispensables au travail collaboratif. Par contre, une fois pris conscience du coût des réunions, nous pouvons essayer de l’optimiser en organisant des réunions vraiment efficaces !

Il y a beaucoup de petits outils sur ce sujet, je vous présente ici mon préféré, celui qui selon moi réussi le challenge d’être complet tout en restant simple… le 7P.

Le 7P

Il s’agit d’un outil de cadrage, à utiliser en tant que personne amenée à organiser une réunion, un séminaire, un workshop, une formation… bref, c’est un outil utile pour réussir l’organisation de tous types de moments collectifs.

NB : le temps que vous investissez à préparer une réunion est très rentable, car il vise à optimiser le temps de l’ensemble des participants !

Détails d'utilisation du 7P

Purpose
- Quels sont les objectifs de ce moment collectif ?
- Pourquoi nous réunissons-nous ?
- (c’est vraiment la première question de fond, et il ne faut pas hésiter à les challenger pour avoir un ou plusieurs objectifs SMART*) ?
People
- Qui va participer ?
- Quels rôles ces personnes vont-elles jouer ?
- (point de vigilance pour les réunions dont l’objectif est de prendre 1 ou plusieurs décisions : il ne sert à rien de l’organiser sans la ou les personnes reconnues légitimes pour décider !)
Product
- Qu’est ce qui est attendu en sortie ? Quel livrable ? (ex : nouvelles idées, plan d’action, décision…)
Process
- Qu’allons-nous proposer comme agenda / activités pour répondre aux objectifs, compte tenu des participants et du résultat attendu ?
- (NB : pensez aux pauses ! Ce n’est pas du temps perdu, mais du temps qui nous permet de rester concentrés et efficaces)
Preparation
- Avons-nous besoin d’un travail de préparation au préalable de la part des participants ?
Practical concerns
- Quels sont les éléments de logistique dont nous aurons besoin ? (réservation de salle, aménagement, paperboard, post-its, café, déjeuner, logiciel de visio…)
Pitfalls
- Quels sont les risques associés et comment les gérer ?